Dikkat Edeceğiniz Bu 3 Şey ile E-postalarınıza Artık Dönüş Alacaksınız
E-postalarını sık sık takip eden, hiç bekletmeden okuyan insan sayısı oldukça az. Yüzlerce insan okunmamış binlerce e-posta arasında kaybolacak düzeyde posta kutusuyla ilgilenmiyor. Benzer şekilde gün içinde binlerce e-posta atılan insanlar da var ve bu insanlar e-postaları seçerek okuyorlar. Posta kutusunu kontrol etmeyen ya da kalabalıktan e-postalarını seçerek okuyan bir insana e-posta aracılığı ile ulaşmamız gerekiyorsa bu noktada başımız belada demektir. Özellikle acil bir dönüş bekliyorsanız bu gibi durumlarda işler biraz sarpa sarabiliyor. Paylaştığımız 3 yol sayesinde binlerce e-posta arasından okunacak birkaç e-posta arasına siz de girebilirsiniz.
1) Kısa ve öz olun, basit bir dil kullanın.
Burada amaç e-posta açıldığında ilk 3 saniyede bir sürü kelimenin okunmuş olması. Burada bilinçli okumadan bahsetmiyoruz. Amacımız karşımızdaki kişinin ilgisini çekmek ve uzun, kalabalık bir e-posta ile gözünü korkutmamak. Araştırmalara göre en çok cevap verilen e-postalar ortalama 100 kelime içeriyor, e-postanın konusu ise 3-4 kelime arasında değişiyor. Detayları olan bir şey paylaşmanız gerekiyorsa bunu e-posta içinde değil, ekte yer vereceğiniz bir dosya ile yapabilirsiniz.
2) Kendinizi hatırlatmanız gerekebilir.
Hepimizin insan olduğunun farkına varmamız lazım. Attığımız e-postanın gözden kaçmış olabileceğini ya da kötü bir ana denk gelmiş ve bu yüzden cevaplamayı sonraya bırakıp unutulmuş olabileceğini göz önünde bulundurmalıyız. Bu yüzden gönderdiğiniz e-postaları takip edip kendinizi hatırlatmakta bir sakınca yok. Gönderdikten 24 saat sonra eski e-postanızı içeren bir hatırlatma yapabilirsiniz.
3) İstediğinizi karşı tarafa açıkça iletin.
E-posta metninizde net bir şekilde ne istediğinizi ifade edin. Soru sormayı ihmal etmeyin. Hatta sorularınız spesifik olursa istediğinize daha kolay ulaşabilirsiniz. Mesela “Ekteki dosyayı açabildiniz mi?” gibi bir soru ile karşı tarafı istediğinizi yapmaya yönlendirmiş olursunuz.
Belki de 30 saniye fazla zaman harcayarak e-postalarınıza dönüş alma oranınızı artırabileceğinizi unutmayın. Ayrıca “Gönder” butonuna basmadan önce e-postanızı gönderdiğiniz kişiymişçesine okumanızı da tavsiye ederiz. Böylece hatalarınızı minimuma indirir ve empati kurarak daha etkileyici olabilirsiniz.
E-postalarınızın cevapsız kalmayacağı günlere!
T.C. Cumhurbaşkanlığı - Savunma Sanayii Başkanlığı himayesinde yürütülmektedir.
