İdari İşler Sorumlusu-İSTANBUL

ASARTECH Arge Tasarım Mühendislik A.Ş.

  • Pendik-İSTANBUL
  • 30.09.2024 - 30.10.2024

    GENEL NİTELİKLER:

    ·      Lise veya MYO mezunu

    ·      İdari işler alanında en az 2 yıl deneyimli

    ·      Yurtiçi ve yurtdışı seyahat engeli olmayan,

    ·      Kişisel Güvenlik Belgesi almaya engel bir durumu olmayan

    ·      İyi derecede Microsoft Office Programlarını kullanabilen ve raporlama yapabilen

    ·      Kanun ve yönetmelikler hakkında genel bilgi sahibi,

    ·      Kalite, çevre ve iş sağlığı güvenliği bilincinde olan,

    ·      Yazılı ve sözlü iletişim becerisi yüksek,

    ·      Organizasyon, planlama, problem çözme, ikna ve temsil yeteneğine sahip,

    ·      Takım çalışmasına uyumlu, sorumluluk sahibi, detaylara önem veren ve disiplinli, 

    ·      Zaman planlaması, önceliklendirme, stres ve kriz yönetimi konularında yetkin,

    ·      Esnek ve yoğun çalışma saatlerine uyum sağlayabilen,

    ·      B tipi sürücü belgesi sahibi ve aktif olarak araç kullanabilen,

    ·      Çalışma Şekli ve Yeri: Sürekli-Tam Zamanlı – Teknopark İstanbul/Pendik-İSTANBUL


    İŞ TANIMI:

    1.    Resepsiyon Faaliyetleri Yönetimi; Ofisi sabah açmak ve genel kontrolleri yapmak, ziyaretçi ve misafirleri karşılamak, gelen çağrıları cevaplamak, gelen evrak, posta, kargo ve zarfları teslim almak, gönderilecek evrak, posta, kargo ve zarfları, göndermek, İkram ve mutfak malzemelerin eksiksiz ve tam olmasını hizmet alanının tertip ve düzenini sağlamak, Ofisinin kapanış kontrollerini yapmak.

    2.    Yönetici Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Vize işlemleri, otel, tren, uçak, araç kiralama vb. rezervasyonları yapmak, Üst Yönetime gelen misafirleri karşılamak/yolcu etmek, ikram sunmak. İdari Satın Alma Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Ofiste kullanılan malzemelerin mevcut durumu/stoklarını takip etmek, kırtasiye, temizlik, içme suyu, ikram vb. ihtiyaçları zamanında belirlemek, idari satın alımları yapmak, malzemelerin muhafaza edilmesini sağlamak.

    3.    Firma Araçlarına ait Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Kiralık araçların sözleşme dönemlerini takip etmek, OGS/HGS, Araç Takip ve Taşıt Tanıma sistemleri alım/takılması süreçlerini yürütmek, bakım, onarım zamanlarını ve faaliyetlerini takip ve kontrol etmek, zamanında yapılmasını sağlamak.

    4.    Bakım ve Onarım Süreçlerinin Yürütülmesi; Ofisteki araç-gereç, doküman ve mefruşatın doğru bir şekilde kullanmasını ve gereken bakım ve onarımlarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak, Tedarikçi firmalar ile koordine kurarak onarım gerektiren cihaz/malzemenin ilişkin süreci takip ve kontrol etmek.

    5.    Ofisin temizlik faaliyetlerini koordine etmek ve zamanında yapılması sağlamak.

    6.    Abonelik, Üyelik, Sözleşme ve Sigorta Poliçeleri Faaliyetlerinin Yürütülmesi; Abonelik başvuru işlemlerini gerçekleştirmek, bağlatmak, Sözleşme dönemlerini takip etmek, abonelik işlemlerinin sonlandırma işlemlerini yapmak. Aidat ödemelerine ilişkin hususları koordine ve takip etmek.

    7.    İSG süreçleri kapsamında, tedarikçi firma ile olan İSG süreçlerini yürütmek.

    8.    Nakit Kasa Yönetimi; Kasa defterini güncel olarak tutmak, Gider Makbuzu, Tahsilat Makbuzu, Fatura, fiş ve belgeleri toplamak, kayıt etmek ve raporlamak.

    9.    Ön Muhasebe Yönetimi; Muhasebeyle ilgili evrakı toplamak, Masraflara ilişkin belge ve sözleşmeler ile fatura detaylarını temin etmek, Faturaları form/sisteme işlemek, Muhasebe işlemlerine esas kayıt ve belgeleri talep edilen zamanda ve belirlenen düzende Mali Müşavire göndermek, Dosyalama/Dijital yedekleme yapmak, E-fatura işlemlerini yapmak,

    10. İnsan Kaynakları Süreçlerine Destek Vermek; Yemek kartlarının çıkarılması, iptali ve doldurulması işlemlerini gerçekleştirmek, Personel servis araçları hizmetlerini koordine etmek;

    11. Program Yönetimi Süreçlerine Destek Vermek; Arge portal üzerinden proje bilgileri, personel bilgisi, puantaj hesapları vb. süreçleri yürütmek.

    12. Akreditasyon ve Belgelendirme ve Kalite Sistemleri Süreçlerine Destek Vermek; Akreditasyon, Belgelendirme ve Kalite Sistemlerinin gerektirdiği ek görevleri yerine getirmek.

    13. Kurumsal Faaliyetlerin Yürütülmesine Destek Vermek; Teknoloji Geliştirme Bölgesi ile idari koordinasyonu sağlamak, idari işlemleri yürütmek, Firma içi, şubeler arası ve firma dışına yönelik yazışmaları, talep edilen bilgi belge evrak vb. dokümanları prosedür ve standartlara uygun olarak hazırlamak, Kurum/Şirket/Kuruluşlar ile koordine kurmak, gerektiğinde ilgili yerlere giderek belge vb. alınması/verilmesi/yenilenmesi işlemleri yürütmek, Sosyal faaliyetler, toplantı, seminer, panel, fuar vb. planlanması/hazırlanması/uygulanması süreçlerini takip ve koordine etmek/sağlamak.